gptsの作り方とコツを初心者にも分かりやすく解説！業務やビジネスで活用する方法とは
GPTsの作り方と基本ステップを分かりやすく解説
AIツールのGPTsは、活用の幅が広がっている注目の存在です。ここでは、GPTsを作る手順を初めての方にも分かりやすくまとめます。
GPTsとはどんなAIツールか知っておこう
GPTsは、文章を理解し生成できるAIツールのことを指します。質問に回答したり、文章を要約したり、特定の形式でデータを出力するなど、多様な用途に対応しているのが特徴です。従来のAIよりも柔軟で、さまざまな分野で利用されています。
たとえば、英語の文章を日本語に翻訳したり、商品説明文を自動で作成したりすることもできます。また、入力する内容や指示方法を工夫することで、個人や企業のニーズに合わせた独自のGPTsを構築することが可能です。こうした特性を活かし、日常業務から専門分野まで幅広く活用されています。
GPTsを作成する前に準備しておきたいこと
GPTsを作る前には、目的や用途を明確にしておくことが大切です。どのような場面で、どんな出力が必要なのかを具体的に決めておくと、後の作成作業がスムーズになります。たとえば、業務の自動化を目指す場合には「どの業務をどこまでAIに任せるか」まで整理しておくとよいでしょう。
また、利用するデータや必要な情報の整理も重要な準備です。データが分散していたり、整理されていないと、GPTsがうまく動作しないことがあります。下記のようなチェックリストを作ると準備しやすくなります。
- 目的と用途の明確化
- 必要なデータや情報の整理
- 関連する業務やフローの把握
準備段階をしっかり行うことで、後の工程が格段に楽になります。
GPTs作成の全体的な流れを押さえる
GPTs作成は、主に「設計」「構築」「テスト」「運用」の4つの流れで進めます。まずはどんなAIを作りたいか設計し、次にAIに渡す指示やデータを組み合わせて構築します。その後、実際に動かしてみて意図通りの出力が得られるか確認し、必要に応じて調整します。
たとえば、文章要約用のGPTsであれば、「どの部分をどのように要約するか」「出力形式はどうするか」など詳細を決めてから作成を始めます。テスト段階では実際に複数パターンの入力を試し、狙った結果になるかを確認します。最終的に日常の業務やサービスに組み込むことで、実践的な活用ができるようになります。
効果的なGPTs作成のコツとポイント
GPTsを最大限活かすには、作り方のコツを押さえることが重要です。ここでは実践で役立つポイントを紹介します。
具体的な指示と出力形式を明確に設定する
AIに曖昧な指示を与えると、意図しない回答や出力になることがあります。そのため、指示は具体的に伝えると効果的です。たとえば「この文章を要約してください」よりも、「この文章を100文字以内で分かりやすく要約し、箇条書きで出力してください」と伝えるほうが、期待する結果に近づきやすくなります。
また、出力形式も事前に明確に決めておくことが大切です。リスト形式・表形式・箇条書きなど、どのような形で結果を返してほしいのかを指定すると、使いやすいGPTsになります。表にまとめると、指示の例と出力形式を比較しやすくなります。
| 指示例 | 出力形式の指定例 |
|---|---|
| 「要約してください」 | 「50文字以内で要約」 |
| 「リストアップしてください」 | 「箇条書きで3点挙げる」 |
| 「比較表を作成してください」 | 「3項目で表にまとめる」 |
こうした工夫で、より使いやすいGPTsを作成できます。
ステップごとに指示を小分けにして伝える
一度に複雑な指示を出すよりも、作業をステップごとに分けて指示した方が、AIの理解度が高まりやすいです。たとえば「商品説明文を作成し、その長所と短所も述べてください」とまとめて指示するより、まず説明文を作成し、次に長所、最後に短所という順に分けて指示した方が、分かりやすい結果を得られます。
この方法は、複雑な業務フローや、複数の要素を組み合わせるタスクに特に有効です。段階的に指示を伝えることで、AIが各工程で必要な処理をしっかりと行い、最終的な成果物の精度が高まります。作業を分割することでエラーを防ぎやすくなり、確認や修正も簡単になります。
不要な機能やデータの取り込みは避ける
GPTsを作成する際、つい多機能にしてしまいがちですが、本当に必要な機能だけに絞る方が、動作も安定しやすくなります。たとえば、特定の業務を自動化する場合、関係のない処理や余分なデータを追加しないことが重要です。余計な情報が含まれると、AIの出力が分かりにくくなったり、想定外の動作につながることがあります。
また、必要以上に多くのデータをAIに読み込ませると、処理が遅くなったり、情報漏えいのリスクが高まることも考えられます。扱うデータや機能は、本来の目的に合った最小限にすることを心掛けましょう。不要なものは省くことで、GPTsの使いやすさや安全性を高めることができます。
GPTsを活用するための実践的な使い方事例
GPTsは多くの場面で役立ちます。実際の活用事例を知っておくことで、自分の業務や目的に合った使い方をイメージしやすくなります。
業務自動化や市場調査に特化したGPTsの活用例
GPTsは、定型業務の自動化や市場調査の効率化などに活用されています。たとえば、顧客からの問い合わせメールに対する自動返信文を作成したり、SNSやWeb上の情報から競合他社の動向をまとめる作業に利用する事例があります。こうした用途では、作業の自動化による時間短縮や、情報収集のスピード向上がメリットとなります。
市場調査の場面では、「指定したキーワードに基づく競合サービスのリストアップ」「口コミの要点抽出」なども可能です。下記のような業務で活用されています。
- 問い合わせメールやFAQの自動応答
- 市場動向レポートの自動生成
- SNS上の評判分析
このような事例をもとに、業務の効率化を目指すことができます。
ファイル読み込みや要約に便利なGPTsの事例
ファイルの読み込みや文書の要約も、GPTsが得意とする領域です。たとえば、議事録や会議資料などの長文ファイルをAIに読み込ませ、ポイントだけ抜き出して要約するといった使い方が広がっています。こうすることで、手間のかかる資料整理や情報共有がスムーズに進みます。
また、契約書や仕様書のような専門的な文書も、重要な箇所を自動で抽出したり、要点を短くまとめることができます。次のような場面で活用されることが多いです。
- 会議資料や議事録の要約
- 契約書の重要箇所抽出
- ファイル内容の自動整理
業務の情報管理や共有を助けるツールとして、多くの現場で役立てられています。
ビジネスで役立つオリジナルGPTsの導入例
ビジネス現場では、業務内容や目的に合わせてオリジナルのGPTsを導入するケースが増えています。たとえば、営業現場で使う提案書のひな形作成支援や、社内向けのQ&Aツール、商品説明文の自動生成などがあります。こうした独自のGPTsを活用することで、現場ごとの細かなニーズに対応しやすくなります。
また、社内FAQやマニュアル作成業務の自動化に導入されることもあります。以下のような活用例があります。
- 営業資料や提案書のテンプレート作成
- 社内Q&Aやマニュアル自動生成
- 商品説明やプレスリリース文の作成支援
自社の特性に合わせてカスタマイズできる点が、多くの企業で導入が進んでいる理由です。
GPTs作成時の注意点とセキュリティ対策
GPTsは便利ですが、運用には注意点やセキュリティ対策も欠かせません。安全に使うために知っておきたいポイントを解説します。
プロンプトインジェクションへの対策方法
プロンプトインジェクションとは、悪意のある入力によってAIの意図しない動作を誘発するリスクのことです。たとえば、AIに想定外の指示を与え、本来出力すべきでない情報を引き出すといったトラブルが起こる可能性があります。
このリスクを防ぐためには、入力内容を制限したり、不審なワードや命令文をフィルタリングする仕組みを取り入れると効果的です。また、ユーザーからAIへ直接指示を与えられる部分を最小限にすることも有効です。運用前に様々なパターンでテストを行い、想定外の反応が起きないか事前確認を徹底しましょう。
情報漏えいを防ぐための設定ポイント
AIに個人情報や機密データを扱わせる場合、情報漏えいを防ぐための対策が欠かせません。具体的には、AIが外部と通信する際の暗号化やアクセス制限の設定が重要です。また、AIに渡すデータは、あらかじめ個人が特定できないように加工しておくと安心です。
さらに、AIの出力内容も定期的にチェックして、不適切な情報が含まれていないかを監督することが大切です。必要があれば「機密情報は出力しない」などの制限を設けて運用します。設定を見直すことで、安全性を高められます。
公開時や外部連携時に気をつけるべきこと
GPTsを外部に公開したり、他のシステムと連携する際には、セキュリティ面で注意したい点が増えます。たとえば、外部からの予期しないアクセスや、連携先が信頼できるかどうかの確認が必要です。また、外部公開時には利用規約やプライバシーポリシーを用意し、ユーザーに適切な利用を促すことも大切です。
連携先のシステムに意図しない情報が流れないよう、権限設定やアクセス管理を徹底しましょう。公開前にテスト環境で十分な動作確認を行い、セキュリティリスクがないか最終チェックを行うことが、トラブル防止につながります。
まとめ：GPTsを理解して効果的に活用するためのポイント
GPTsは、正しい手順とポイントを押さえて作成・運用すれば、さまざまな業務や作業を効率化できる便利なツールです。作成前の準備や目的の明確化、具体的な指示や出力形式の工夫、安全性への配慮を忘れずに進めましょう。
実際の活用事例や注意点を参考にしながら、自分に合ったGPTsの運用スタイルを見つけていくことが大切です。適切な使い方とセキュリティ対策で、AIの力を安心して日常の業務やビジネスに活かしてください。
