社内のAI利用ルールの作り方｜A4一枚の見本と入れてよい情報の線引き

社内のAI利用ルールは、A4一枚で作り始められます。書くのは、AIに「入れてよい情報」「相談してから入れる情報」「入れない情報」の3段の線引きと、困ったときの相談先です。

向いているのは、社員の皆さまがそれぞれAIを使い始めていて、禁止もルール作りもまだ、という会社です。この記事の見本は、[ ]を埋めればそのまま配れます。

あわせて、ChatGPT・Claude・Gemini・Copilotの「学習に使わない」設定の場所と、配るときに話すことをご紹介します。見本はこの記事で作ったもので、国や各社が定めた様式ではありません。

社内のAI利用ルールはなぜ必要か

禁止でも放置でも困ること

全部を禁止にすると、使っていることを言い出しにくくなります。何も決めないと、何を貼ってよいかを一人ひとりが自分で決めることになります。どちらの場合も、困ったときに相談が上がってきません。

迷ったときに見る1枚があれば、使う方も、相談を受ける方も動きやすくなります。

ルールを作って配るまでの流れ

1. A4一枚の見本を自社向けに直す
   [ ]を埋め、仕事に合わせて例を入れかえる

1. 使うAIの設定を確かめる
   学習に使うかどうかの設定の場所を見る

1. 社員の皆さまに配って3つ話す
   朝礼や会議の5分を使う

どんな場合にも答えられる規程を目指さず、相談のきっかけになる1枚を先に用意します。

A4一枚で作るAI利用ルールの見本

そのまま使える見本の全文

[会社名] AIを使うときの決まり　[2026年11月] 版

1. 使ってよいAI
・[会社で契約しているAIの名前]
・それ以外のAIを仕事で使いたいときは、先に[相談先]へ相談する

2. 入れてよい情報
・世の中に公開されている情報（自社のホームページ、公開済みの資料）
・名前や社名を消した文章の下書き、言い回しの相談
・一般的な調べもの、アイデア出し

3. 相談してから入れる情報
・お客様の社名が入った文書（消せば 2 に当たる）
・社内の数字（売上、原価、見積の金額）
・まだ公開していない企画、取引先から預かった資料

4. 入れない情報
・個人の名前、住所、電話番号、メールアドレスなどが入った名簿
・健康、家族、評価など、ご本人にとって大切な情報
・パスワード、暗証番号、口座の情報
・契約で「外に出さない」と約束している情報

5. 出す前に自分で確かめること
・AIが書いた数字、日付、固有名詞は、元の資料と見比べる
・お客様に出す文は、自分で読んでから出す

6. 困ったときの相談先
・迷ったとき：[名前]（[連絡方法]）
・入れてしまったかもしれないとき：すぐに[名前]へ。責めません

7. 見直す日
・[半年ごと]。次は[2027年5月]

「責めません」の1行は、入れてしまったあとの報告を早くするためのものです。報告が早いほど、会社として打てる手が増えます。

入れてよい情報の線引きを自社に合わせる方法

3段の線引きは、自社の仕事の場面に当てはめると、足りない所が見つかります。直した見本を貼って、次の文で頼みます。

これは当社の「AIを使うときの決まり」の案です。
当社は[従業員15人の設計事務所]です。

社員が迷いそうな場面を10個挙げて、
「入れてよい／相談してから／入れない」のどれに当たるかを、この決まりに沿って仕分けてください。
この決まりでは判断できない場面は「判断できない」と書き、決まりに足すとよい1行を提案してください。
法律上の判断はしないでください。

「判断できない」と返ってきた場面が、足す1行の候補です。1枚を超えそうなら、例を減らします。

個別の情報を入れてよいかどうかの法律上の判断は、顧問の弁護士など専門家に確かめてください。この見本は線引きの出発点です。

AIの学習に使わない設定の場所

ツールごとの設定はどこにあるのか

入力した内容が学習に使われるかどうかは、ツールとプランでちがいます（2026年10月7日に公式の案内で確認）。

ツール	個人向けのプラン	法人向けのプラン
ChatGPT	設定の「データコントロール」で「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにする	BusinessやEnterpriseは既定で学習に使われない
Claude	SettingsのPrivacyで「Help Improve our AI models」をオフにする	Claude for Workは既定で学習に使われない
Gemini	「設定とヘルプ」の「アクティビティ」で「アクティビティの保存」をオフにする	Google Workspaceは許可なくドメインの外で学習に使われない
Copilot	個人用のアカウントは扱いが別。公式の案内を確認	職場のアカウントはプロンプトと応答が基礎モデルの学習に使われない

設定をオフにすれば何でも入れてよいのか

設定で変わるのは、学習に使われるかどうかです。たとえばGeminiは、「アクティビティの保存」をオフにしても会話が最長72時間保存されると案内されています。ChatGPTの一時チャットも、安全上の理由で最大30日間保持される場合があります。

入れてよい情報かどうかは、設定とは別に、A4一枚の3段で決めます。

会社で使うAIを1つに決める

個人のアカウントでは、設定を一人ひとりが変えることになり、会社で確かめるのに手間がかかります。人数が増えてきたら、法人向けのプランを1つ契約して「使ってよいAI」の欄に書くと管理しやすくなります。料金とプランの中身は、契約の前に公式の案内を確認してください。

AI利用ルールの配り方と相談先

配るときに何を話せばよいのか

配るだけでは読まれにくいので、5分で次の3つを話します。

1. 使ってほしいから作った
   禁止の紙ではなく、安心して使うための紙だと伝える

1. 迷ったら入れる前に聞く
   「相談してから」の段は、聞けば使えることが多い

1. 入れてしまったら早く言う
   責めないことを口でも伝える

話す台本は、AIに下書きしてもらえます。

この「AIを使うときの決まり」を、朝礼で5分で説明します。
話す順番は「使ってほしいから作った→迷ったら入れる前に聞く→入れてしまったら早く言う」です。
話し言葉で、400字の台本にしてください。
むずかしい言葉は使わず、当社の仕事の例を1つ入れてください。例：[図面にお客様の名前が入っている]

相談先は詳しい方でなくてよい

相談を受けたら、何を入れたいのかを聞き、3段のどこに当たるかを一緒に見ます。名前や社名を消せば「入れてよい」になる文書は多くあります。決められないときは、顧問の弁護士や契約している会社の窓口に聞きます。

同じ相談が2回あったら、見直しの日を待たずに1行足します。

国のガイドラインはどこを読めばよいのか

資料	出している所	読む所
生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について（令和5年6月2日）	個人情報保護委員会	会社向けの注意点は（1）
AI事業者ガイドライン（第1.2版）（令和8年3月31日）	総務省・経済産業省	本編の第2部「共通の指針」と第5部「AI利用者に関する事項」。別添のチェックリスト

どちらも無料で公開されています。AIに任せる範囲を広げるときの考え方は、AI社員の組織をつくる方法でもご紹介しています。

自社の仕事に合わせた1枚を一緒に作りたいときは、アルル制作所のAI家庭教師で、1回2時間で見本の直しから配り方まで進められます。

まとめ

A4一枚で始める社内のAI利用ルールの作り方をご紹介しました。

• 線引きは、入れてよい・相談してから・入れないの3段

• 見本の[ ]を埋め、迷う場面をAIに仕分けてもらって1行ずつ足す

• 学習に使わない設定と、入れてよい情報の線引きは別に考える

• 配るときは、使ってほしい・入れる前に聞く・入れてしまったら早く言う、の3つを話す

• 相談先は、答えを知っている方でなく一緒に確かめる方でよい

よくある質問

Q. 社内のAI利用ルールはA4一枚で足りますか？
A. 始めるには足ります。まず1枚で配り、相談が出た所に1行ずつ足すほうが、仕事に合った決まりになります。

Q. 無料のChatGPTを仕事で使うのは禁止すべきですか？
A. 一律の禁止より、使ってよいAIを会社で決めるほうが相談しやすくなります。個人向けのプランは、学習に使うかどうかの設定を自分で変える必要がある点を、ルールに書いておきます。

Q. 学習をオフにすれば、お客様の情報を入れてもよいですか？
A. 設定だけでは決められません。学習に使われなくても、入力した内容がしばらくサービスの側に残ることがあります。迷うときは専門家に確かめてください。

Q. すでに個人のアカウントで使っている社員の皆さまにはどう伝えればよいですか？
A. 責めずに、今日からの決まりとして配ります。使っているAIの設定の場所もあわせてお伝えします。

Q. AI利用ルールを作るのに費用はかかりますか？
A. 見本を直して配るだけなら、費用はかかりません。法人向けのプランを契約する場合の料金は、公式の案内を確認してください。

Q. ルールはいつ見直せばよいですか？
A. 半年に1回が目安です。設定の名前や場所が変わることがあるので、見直しの日に公式の案内も確かめます。