AIで仕事効率化する手順とそのまま使えるプロンプト例

AIで仕事効率化するとは、毎日の作業のうち、下書き・まとめ・調べもの・集計のような部分をAIに任せ、自分は確かめて決める作業に時間を使うことです。思いついたときに使うだけでは時間は減らず、作業を選んで頼み方を決めておくことで効果が出ます。

💬「ChatGPTは使っているけれど、仕事が速くなった実感がない」
💬「自分の仕事のどこにAIを使えばいいのか分からない」

このように感じている方のために、AIで仕事効率化する手順と、作業ごとにそのまま使えるプロンプト例をお届けします。

AIで仕事効率化する手順

1週間の作業を書き出して時間を測る

最初にするのは、AIを開くことではなく、自分の1週間の作業を書き出すことです。社員20人の部品商社「ひかり産業」で営業事務を担当する方の例で見てみます。

作業	1回の時間	週の回数	週の合計
見積もりの問い合わせへのメール返信	10分	15回	150分
営業会議の議事録	40分	1回	40分
営業3人の週報をまとめた報告	60分	1回	60分
受注一覧の入力の誤りの確認	30分	2回	60分
仕入れ先の新製品の調べもの	45分	1回	45分

時間は感覚ではなく、1週間だけ作業の始めと終わりの時刻をメモして測ります。合計が大きい作業ほど、AIで減らせる時間も大きくなります。この表を作るだけで、効率化の順番がほぼ決まります。

AIに任せる作業の選び方

書き出した作業は、次の3つの問いで選びます。

1. 毎回ほぼ同じ形か　メールの返信・週報のように、型が決まっているか
2. 材料が手元にあるか　メモ・表・過去のメールなど、AIに渡せるものがあるか
3. 自分で確かめられるか　できたものの誤りを、自分で見つけられるか

3つともそろう作業から始めます。ひかり産業の例では、メール返信・議事録・週報がそろっています。仕入れ先の調べものは、AIが古い情報を書くことがあるので、確かめ方を決めてから任せます。反対に、価格の決定や取引先との交渉のように、判断そのものが仕事の作業は任せません。

AIで仕事効率化した効果の測り方

AIに任せ始めたら、2週間後に同じ表で時間を測り直します。AIに頼む時間と、できたものを確かめて直す時間も含めて測るのがコツです。

下書きは速くなっても、直しに時間がかかって合計が変わらない作業もあります。2週間たっても合計が2割以上減らない作業は、頼み方を直すか、AIに任せるのをやめます。減った作業は、その依頼文を保存して、毎回同じ文で頼めるようにします。

仕事で使うAIの使い方

ChatGPTの使い方はChatとWork

ChatGPTには、すぐに答えを返す「Chat」と、作業を手順に分けて資料や報告の形まで仕上げる「Work」があります。メールの下書きや言い換えはChat、表から週報の資料を作るような作業はWorkが向いています。

Workでは、同じ作業を日時を決めて繰り返し実行させることもできます。OpenAIは2026年11月、ChatとWorkを統合する方針を発表しており、統合後は切り替えずに同じ依頼ができるようになります。

Geminiの使い方はチャットとタスク

GeminiもChatGPTと同じく、会話で頼む使い方と、作業を任せる「タスク」があります。タスクは、以前「Gemini Spark」と呼ばれていた機能で、入力欄の下の「タスク」から、目標と実行のタイミングを書いて頼みます。

タスクは決めた時刻に作業を実行し、メッセージの送信、データの変更や削除、購入、フォームの送信の前には必ず確認を求めます。ただし、今は個人のGoogleアカウント向けで、会社のGoogleアカウントでは使えません。会社の仕事で使うなら、通常の会話で頼む使い方から始めます。

Claudeの使い方はChatとCowork

Claudeでも、会話の「Chat」と、ファイルやアプリを使って作業を進める「Cowork」が、1つの会話にまとまりつつあります。会話の中で作業と頻度を書くと、毎日・毎週の作業として予約できます。

ChatGPT・Gemini・Claudeのどれを使っても、この記事の依頼文はそのまま使えます。会社で決められたAIがあればそれを使い、なければ普段使っているものから始めます。複数を行き来するより、1つに絞って依頼文をためるほうが早く効果が出ます。

仕事でAIを使う前に決める設定

仕事の資料を渡す前に、入力した内容が学習に使われない設定かを確かめます。ChatGPTの個人のアカウントでは、設定の「データコントロール」で「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにすると、新しい会話は学習に使われなくなります。

会社の契約のワークスペースでは、初期設定のままで学習に使われません。会社で契約がある場合は、個人のアカウントではなく、会社のアカウントで使います。

メールと文書のAI活用プロンプト例

ここからは、ひかり産業の営業事務の例で紹介します。［ ］の中を自分の仕事に書き換えて使ってください。

メール返信の下書きのプロンプト例

見積もりの問い合わせに、在庫と納期を伝える返信の例です。

次の問い合わせメールへの返信の下書きを作ってください。
問い合わせ：［貼り付け］
伝えること：［品番A-120は在庫あり。50個までなら3営業日で出荷。51個以上は2週間］
守ること：伝えることに書いていない約束はしない。価格は書かない
形：件名と本文。本文は200字以内。最後に、正式な見積書は営業担当から送ると添える

「書いていない約束はしない」の一文が大切です。書かないと、AIが「即日出荷いたします」のような、確かめていない約束を足すことがあります。似た問い合わせが多いなら、伝えることの部分だけを差し替えて使い回します。

議事録のプロンプト例

会議のメモや文字起こしから、議事録を作る例です。

次の会議のメモから議事録を作ってください。
形：決まったこと／担当と期限／持ち越したこと／次回の日程、の4つの見出し
守ること：メモに書いていないことは書かない。担当や期限が分からない所は「未定」と書く
メモ：［貼り付け］

「未定」と書かせると、決まっていない所が一目で分かります。会議のあと、未定の所だけを参加者に確かめれば、議事録が仕上がります。議事録で特に確かめる所は「AI議事録のチェックは4か所」にまとめています。

週報をまとめるプロンプト例

営業3人の週報から、上司への報告を1枚にまとめる例です。

次の3人の週報から、部長への報告をまとめてください。
形：今週の受注の件数と主な取引先／来週の予定／困っていること、の3つ。全体で400字以内
守ること：数字は週報のとおりに書く。週報にない数字は書かない
週報：［3人分を貼り付け］

週報を書く形が人によって違っても、AIが同じ形にそろえてくれます。毎週同じ形で報告できるので、読む側も前の週と比べやすくなります。

社内の手順書のプロンプト例

自分しか知らない作業を手順書にしておくと、休むときの引き継ぎが楽になります。

私が毎月している［請求書の発行］の作業を、手順書にしたいです。
まず、手順書に必要なことを私に質問してください。質問は1回に3つまで。
そろったら、番号付きの手順と、間違えやすい所の注意を書いてください。

質問に答えるだけで手順書の材料がそろうので、何から書けばよいか迷いません。できた手順書は、実際にその手順どおりに作業して、抜けている手順がないかを確かめます。

表計算と調べもののAI活用プロンプト例

Excelの関数を作るプロンプト例

受注一覧で、同じ注文番号が2回入っていないかを確かめる関数を作る例です。

Excelの受注一覧で、同じ注文番号が2回以上入っている行に印を付けたいです。
表の形：A列が注文番号、B列が取引先、C列が数量。2行目から500行目まで
印を付ける場所：D列に「重複」と表示
関数と、どのセルに入れてどこまでコピーするかを教えてください

列の場所と行の範囲を書くと、そのまま貼れる関数が返ってきます。関数を入れたら、わざと同じ番号を1行足して、印が付くかを試します。思った結果にならないときは、「D5に入れたら0と出ました」のように、入れた場所と結果を伝えて直してもらいます。

表の集計とチェックのプロンプト例

月末の受注の表を渡して、集計と誤りの確認を同時に頼む例です。

添付の受注一覧から、取引先ごとの今月の件数と数量の合計を表にしてください。
あわせて、次の行があれば一覧にしてください：数量が0か空欄の行／納期が受注日より前の行
守ること：表の数字は書き換えない

集計と誤りの確認を一度に頼むと、確かめる作業も短くなります。ChatGPTのWorkなら、結果をスプレッドシートの形で受け取れます。合計は、元の表の合計と一致するかを必ず見ます。

取引先の調べもののプロンプト例

仕入れ先の新製品を調べて、社内の比較表にする例です。

［メーカー3社］の［産業用ファン］の新製品を調べて、比較表にしてください。
調べる範囲：各社の公式サイトだけ
表の列：メーカー名／製品名／発売時期／主な特徴／参照したページのURL
守ること：サイトに書いていないことは空欄にする

「公式サイトだけ」「書いていないことは空欄」と決めると、出どころの分からない情報で表が埋まるのを防げます。URLの列があれば、確かめたい所をすぐ開けます。

定期の作業をAIに任せるプロンプト例

毎週同じ依頼をしているなら、定期の実行に移します。目安は、同じ依頼文を3回続けて直さずに使えたときです。

毎週月曜の朝8時に、次の作業をしてください。
作業：［先週の受注一覧］から、取引先ごとの件数と数量の表を作る
守ること：表の数字は書き換えない。完成したら私に見せ、誰にも送らない

ChatGPTのWork、Geminiのタスク、ClaudeのCoworkで、こうした予約ができます。最初の数回は結果を毎回確かめ、内容が安定してから任せる範囲を広げます。

AIで仕事効率化するときの注意点

AIに入力してはいけない情報

学習に使われない設定にしていても、取引先の個人情報や、契約の金額、社外に出していない計画は、渡す必要があるかを先に考えます。名前を「A社」「担当者B」に置き換えても済む作業なら、置き換えてから渡します。

会社にAIの使い方の決まりがあれば、それに従います。決まりがない場合は、何を入力してよいかを上司と確かめてから始めると、後から使い方を止められる心配がありません。

数字と固有名詞は自分で確かめる

AIは、それらしい数字や会社名を、事実と違っていても自然な文で書くことがあります。社外に出すメールや報告では、数字・日付・品番・会社名・人の名前を、元の資料と照らし合わせます。

確かめる所を毎回同じにしておくと、見落としが減ります。メールなら「数量・納期・品番・宛名」の4つ、のように作業ごとに決めておきます。

うまくいかないときの直し方

思った答えにならないときは、言い直しを重ねるより、最初の依頼文を直します。足りなかったのは、たいてい「何に使うか」「材料」「守ること」「形」のどれかです。

たとえば返信が長すぎるなら形に「200字以内」を、約束を足されたなら守ることに「書いていない約束はしない」を書き足します。2回直しても近づかないときは、うまくいった過去のメールを1通見本に渡し、「この形で」と頼むほうが早く仕上がります。

依頼文を保存して使い回す

うまくいった依頼文は、途中で伝えた直しも書き足して、作業の名前を付けて保存します。メモアプリや共有のドキュメントに、「見積もり返信」「議事録」「週報」のように並べておくと、次からは貼るだけで済みます。

保存した依頼文がたまると、自分の仕事のどこが速くなったかも見えてきます。どの作業から任せるかを決める表の作り方は「AIに任せる業務の棚卸しのやり方」に、Workの使い方は「ChatGPT Workとは？」にまとめています。自分の仕事に合う依頼文を作りたいときは、AI家庭教師で実際の資料を使いながら一緒に作成できます。

よくある質問

Q. AIで仕事効率化するには、まず何から始めればよいですか？

A. 1週間の作業と時間を書き出し、週の合計が大きく、毎回ほぼ同じ形の作業を1つ選びます。メールの返信や議事録から始める方が多くいます。

Q. ChatGPT・Gemini・Claudeのどれを使えばよいですか？

A. 会社で決められたAIがあればそれを使います。この記事の依頼文はどれでも使えるので、1つに絞って依頼文をためるほうが早く効果が出ます。

Q. AIの答えが間違っていることはありますか？

A. あります。数字・日付・品番・会社名は、元の資料と照らし合わせてから使います。依頼文に「材料に書いていないことは書かない」と入れると、誤りを減らせます。

Q. 社内の資料を渡しても大きな問題になりませんか？

A. 学習に使われない設定を確かめ、取引先の個人情報や契約の金額は「A社」のように置き換えて渡します。会社に決まりがあれば、それに従います。

まとめ

AIで仕事効率化するには、作業を書き出して選び、頼み方を決めて、効果を測ることが大切です。

• 1週間の作業と時間を書き出し、型が決まっていて材料がそろい、自分で確かめられる作業から任せる

• 依頼文には「何に使うか・材料・守ること・形」を入れ、「書いていないことは書かない」を添える

• 同じ依頼文を3回直さずに使えたら、定期の実行に移す

• 2週間後に時間を測り直し、減らない作業は頼み方を直すか、任せるのをやめる

まずは、今週の作業を1週間分書き出し、時間の合計がいちばん大きい作業の依頼文を1つ作ってみてください。