AIに任せる業務の棚卸しのやり方｜30分で作れるシートとプロンプト

AIに任せる業務の棚卸しは、自分の1週間の仕事をAIに話して、1枚の表にしてもらうところから始められます。表ができれば、どの仕事を任せるかは、頻度と材料とまちがえたときの困り度で選べます。

向いているのは、AIを毎日使っているのに、忙しさが変わらないと感じている方です。思いついたことだけを聞いていると、時間を使っている仕事にAIが届きません。

この記事では、棚卸しシートを作るプロンプトと、仕事の分け方、最初の1つの選び方を順にご紹介します。例に出す「みどり工務店」は、説明のために作った架空の会社です。

AIに任せる業務は棚卸しで決める

思いついた仕事だけ頼むとどうなるか

頭に浮かぶのは、いま目の前にある仕事です。毎週くり返していて当たり前になった仕事は、書き出してみるまで気づきにくいものです。

見る所	思いついた順に頼むとき	書き出してから選ぶとき
選ばれる仕事	今日たまたま困ったこと	毎週くり返している仕事
材料	その場で探して貼る	そろっている仕事から選ぶ
続くかどうか	1回で終わりやすい	来週も同じ頼み方ができる

30分で終える3つの手順

1. 1週間の仕事をAIに話す
   目安は10分

1. 棚卸しシートを作ってもらう
   目安は10分。できた表を読んで直す

1. 3つに分けて最初の1つを選ぶ
   目安は10分

全部の仕事を変える必要はありません。来週から任せる仕事が1つ決まれば、この棚卸しは完成です。

業務の棚卸しシートを作る手順

1週間の仕事を思い出すまま書く

整理してから書かなくて大丈夫です。月曜から順に、やったこととかかった時間を並べます。従業員10人の工務店の社長という設定なら、次のようなメモになります。

月曜は朝礼のあと、先週の現場の写真を整理してお客様に進み具合のメールを送った。3件で1時間くらい。
火曜は見積を2件。前の見積を開いて数字を入れかえる。1件1時間半。
水曜は問い合わせのメールに返事。同じような質問が多い。30分。
木曜は協力会社さんに発注の連絡。金曜は請求書の確認と、来週の工程表の更新。
毎日、現場の日報を読んで気になる所をメモしている。15分くらい。
月に1回、ホームページの施工事例を書いている。半日かかる。

お客様の名前や契約の金額は、入れなくても表は作れます。「A様」「見積2件」のように書きます。

棚卸しシートにするプロンプト

メモの前に、次の文を貼ります。[ ]の中を書きかえて使います。ChatGPTでもClaudeでもGeminiでも、ふつうのチャットで使えます。

私は[従業員10人の工務店]の[社長]です。
これから、私の1週間の仕事を思い出すまま書きます。
読んだら、次の列の表（棚卸しシート）にまとめてください。

列：仕事の名前／頻度（毎日・毎週・毎月）／1回にかかる時間／材料はデータであるか（ある・一部・ない）／まちがえたときの困り度（大・中・小）

決まり：
・私が書いていない仕事を足さない
・時間が書かれていない所は「不明」と書き、あとでまとめて質問する
・「材料はデータであるか」は、元になる文書や数字がパソコンの中にあるかで判断する。分からなければ質問する
・「困り度」は、まちがいがお客様やお金に届くなら大、社内で直せるなら小にする
・表のあとに、私に確かめたいことを3つまで質問する

ここから私の1週間です。
[1週間のメモを貼る]

「足さない」と書いておくのは、業種から想像した仕事が表に混ざるのを防ぐためです。

棚卸しシートの記入例

返ってくる表の形です（説明のために作った練習例です）。

仕事の名前	頻度	1回の時間	材料はデータであるか	困り度
進み具合のメール	毎週	1時間	ある（写真と工程表）	中
見積の作成	毎週	3時間	ある（前の見積）	大
問い合わせへの返事	毎週	30分	一部（過去の返事）	中
協力会社への発注連絡	毎週	不明	一部	大
請求書の確認	毎週	不明	ある	大
工程表の更新	毎週	不明	ある	中
日報を読んでメモ	毎日	15分	ある（日報）	小
施工事例の記事	毎月	半日	一部（写真とメモ）	小

表のあとに届く質問に答えると、「不明」の欄が埋まります。実際とちがう行は、自分で読んで直します。表はコピーして、表計算のシートに貼っておけます。

AIに任せる仕事の分け方

任せる・手伝わせる・自分でやるの基準

分け方	当てはまる仕事	進め方
任せる	毎週か毎日ある。材料がデータである。困り度が小か中	AIに頼み、出来上がりを読む
手伝わせる	材料はあるが困り度が大	下書きまでを頼み、数字と出す判断は自分で持つ
自分でやる	材料が頭の中にしかない。相手との関係が中心	これまでどおり

この基準は記事で決めた目安です。会社に合わせて変えてかまいません。分ける作業もAIに頼めます。

いまの棚卸しシートに「分け方」の列を足してください。
・任せる：毎週か毎日あり、材料がデータであり、困り度が小か中
・手伝わせる：材料はあるが困り度が大。下書きまでを頼む
・自分でやる：材料がデータでない、または相手との関係が中心
迷う行は「迷う」と書いて、理由を1行で添えてください。
そのうえで、週あたりの時間が多い順に並べかえてください。

工務店の例では、見積は「手伝わせる」に入ります。時間はいちばんかかっていますが、金額がお客様に届くためです。前の見積から下書きを作るところまでを頼み、数字は自分で確かめます。

最初に任せる仕事はどう選ぶのか

「任せる」に入った仕事から、次の3つに当てはまるものを選びます。

• 毎週ある（来週も同じ頼み方ができる）

• 材料がそろっている（探すところから始めなくてよい）

• まちがえても直せる（外に出る前に自分で読める）

工務店の例なら「日報を読んでメモ」です。時間が長い仕事は2つ目に回します。1つ目は、1週間で手ごたえが分かる仕事が向いています。

選んだ仕事を来週からAIに頼む

依頼文を作って残す

来週も同じ文で頼めるように、依頼文をAIに作ってもらいます。

棚卸しシートの「[日報を読んでメモ]」を、来週からあなたに頼みます。
毎回そのまま貼って使える依頼文を作ってください。
依頼文には、渡す材料・出してほしい形・やらないこと・私が最後に確かめる点を入れてください。
作る前に、分からないことがあれば質問してください。

依頼文と棚卸しシートは同じ場所に置きます。ChatGPTなら、チャットとファイルをまとめておけるプロジェクトが使えます。

うまく進まないときの直し方

行が増えすぎたら、週に30分以上かけている仕事だけに絞ります。ほかに多いのは次の2つです。

1. 月に1回の仕事から始めてしまう
   結果が分かるまで1か月かかる。毎週ある仕事を先にする

1. 任せると決めたのに材料が手元にない
   紙や頭の中の材料をデータにするところを、1つの仕事として表に足す

シートは3か月に1回ほど見直し、任せた仕事を「済み」にして次の1つを選びます。任せる仕事が増えたあとの進め方は、AI社員の組織をつくる方法でご紹介しています。

自社の仕事で一緒に書き出したいときは、アルル制作所のAI家庭教師で、1回2時間で棚卸しから最初の依頼文まで作れます。

まとめ

AIに任せる業務の棚卸しのやり方をご紹介しました。

• 思いついた順に頼まず、1週間の仕事を書き出してから選ぶ

• 棚卸しシートの列は、仕事・頻度・時間・材料・困り度の5つ

• 任せる・手伝わせる・自分でやるの3つに分ける

• 最初の1つは、毎週ある・材料がそろっている・まちがえても直せる仕事

• 依頼文を残して、来週も同じ文で頼む

よくある質問

Q. 業務の棚卸しは本当に30分でできますか？
A. 目安です。話すのに10分、表にして直すのに10分、分けて選ぶのに10分と考えています。仕事が多い方は、週に30分以上かけている仕事だけに絞ってください。

Q. ChatGPT以外でも同じプロンプトは使えますか？
A. 使えます。ふつうのチャットに文を貼るだけなので、ClaudeやGeminiでも同じです。

Q. どんな業務がAIに向いていますか？
A. くり返しがあり、元になる文書や数字がデータであり、まちがえても外に出る前に直せる仕事です。金額や契約に関わる仕事は、下書きまでを頼む形にします。

Q. 社員の皆さまの業務も一緒に棚卸しできますか？
A. できます。まずはご自分の1週間で試し、手ごたえがあってから同じプロンプトをほかの方にお渡しすると進めやすくなります。

Q. AIが付けた困り度はそのまま使えますか？
A. 自分の目で見直してください。まちがいがお客様やお金に届くかどうかは、仕事をしているご本人がいちばんよく分かります。

Q. 自分でやると決めた仕事は、ずっとそのままですか？
A. 材料がデータになれば分け方は変わります。見直しのときに分け直してください。