AI秘書の作り方｜Codexのskillとagentで社内事務を任せる手順

AI秘書とは、会議の日程調整、会議室や社用車の予約、案件の期限確認といった社内の事務を引き受けてくれるAIのことです。頼み方はひとこと、結果は報告で返ってきます。

AIに質問して答えをもらう使い方では、そのあとの作業が人の手元に残ります。AI秘書なら、空き時間を調べて会議を入れ、議題を用意し、期限が近い案件の担当者にタスクを入れるところまで進みます。

その中心になるのが、OpenAIの Codex（コーデックス） です。名前から開発者向けの道具と思われがちですが、秘書として使うだけならコードを書く必要はありません。

Codexの強みは、「仕事の手順書（skill）」と「担当者の人物像（agent）」を渡しておくと、その通りに動くことです。人を採用して仕事を覚えてもらう流れと、ほとんど同じ考え方で始められます。

この記事では、アルル制作所が社内で実際に動かしている「秘書アルルさん」を例に、AI秘書の作り方を順番に紹介します。

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AI秘書とは何かChatGPTとの違い

ChatGPTは相談役でCodexは実務担当

見るところ	ChatGPT	Codex（AI秘書として使う場合）
役割	知識のある相談役	仕事を引き受けて片づける秘書
仕事の流れ	質問すると答えが返る	依頼すると実行して報告が返る
依頼後に残る作業	答えをもとに人が作業する	調査・記録・下書きまで済んでいる
社内ルールの扱い	会話ごとに説明し直すことが多い	会社のルール（AGENTS.md）と手順書（skill）を毎回読んでから動く
扱える情報	会話に貼りつけた文章	フォルダ内の書類・台帳・社内ツール・スクリプト
任せやすい仕事	考える・言い換える・案を出す	段取り・確認・記録・取りまとめ

依頼した人の手元から作業が消える

例として「来週、開発の進捗を全員で確認する1時間の会議を設定する」という仕事を比べてみます。

AIに質問するだけの場合

1. カレンダーを開き、4人の予定を1人ずつ確認する
2. 空いていそうな枠で、会議室の予約表を確認する
3. ChatGPTに議題を考えてもらう
4. 返ってきた議題をもとに、案内文を自分で書く
5. 予約と案内文を、それぞれの場所に自分で保存する

AI秘書に任せる場合

1. 「来週、開発の進捗を全員で確認したいです。1時間で会議を設定して、議題も用意してください」と伝える
2. 秘書が全員の空き時間と会議室の空きを確認し、台帳に会議を記録して議題の下書きを作る
3. 「完了したこと」「下書き」「判断してほしいこと」に分けた報告が届く

AI秘書は使うほど自社専用に育つ

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AI秘書に任せられる社内業務の例

デモ用の秘書アルルさんが受け持つ業務は、次の10種類です。多くの会社で総務や事務担当が抱えている仕事と重なるはずです。

業務	AI秘書がやること
会議	全員の空きを調べて会議室を押さえ、会議を記録する
スケジュール	社員ごとに今日・今週・今月の予定をまとめる
資料作成	議題・報告書・社内のお知らせを下書きする
メール	連絡文を下書きする（送信はしない）
備品	残量を見て、発注の時期と数を記録する
車両	社用車の空きを確認して予約を記録する
問い合わせ	未対応のものを一覧にして急ぎを見分ける
来客	来客予定と対応者を記録する
案件	進み具合と期限を確認し、担当者にタスクを入れる
報告	今週の状況を社長向けに1枚にまとめる

会議の段取りをひとことで任せる

来週、開発の進捗を全員で確認したいです。
1時間で会議を設定して、議題も用意してください。

この依頼に対して、秘書アルルさんは次の順で作業します。

1. 全員の空き時間を確認する
   Googleカレンダーからは4人の「空き状況」だけを読み、全員が1時間空いている枠を探す（予定の中身は読まない）
2. 会議室を探す
   候補の枠で使える会議室を台帳から探す
3. 会議を記録する
   日時・会議室・参加者を社内の台帳に書き込む
4. 議題を下書きする
   開発の案件台帳をもとに、進捗確認に必要な議題を並べる
5. 結果を報告する
   「会議を記録しました」「議題は下書きです」「候補が2つあったので火曜を選びました。水曜がよければ変更します」と返す

期限が迫る案件を洗い出してタスクを配る

期限が近い案件を教えて、担当者にタスクを追加してください。

この依頼では、次の流れで進みます。

1. 案件台帳を読み、期限の近い順に並べる
2. 各案件の「次の作業」と「担当者」を確認する
3. 担当者ごとにタスクを追加する
4. どの案件のどのタスクを誰に入れたかを一覧で報告する

備品や社用車などの細かな事務

日常の細かい依頼も、同じ仕組みで受け付けられます。

✔️ 「コーヒー豆が残り少ないです。いつもの数で発注をお願いします」
→ 残量と過去の発注数から発注の記録を作る（実際の注文は人が行う）

✔️ 「来週の火曜の13時から3時間、営業が車を使います。押さえてください」
→ 社用車の空きを確認し、予約を台帳に記録する

✔️ 「未対応の問い合わせを教えてください。急ぎのものはどれですか」
→ 電話・メール・LINEなどの経路別に一覧にし、急ぐ理由を添えて返す

✔️ 「今週の状況を、社長向けに1枚でまとめてください」
→ 会議・案件・来客・備品の動きを1枚の報告書の下書きにする

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AI秘書の作り方1 手順書（skill）を用意する

skillは社内マニュアルのAI版

秘書業務で作れるskillの例

秘書の仕事を切り分けると、たとえば次のような手順書が考えられます。

手順書	内容	使う頻度
朝のブリーフィング	今日の予定・期限が近い案件・未対応の問い合わせを1枚にまとめる	毎朝
会議の段取り	全員の空き確認から会議室・記録・議題の下書きまで	週に数回
案件の棚卸し	期限の近い案件を洗い出し、担当者にタスクを入れる	週1回
備品の見回り	残りが少ない備品と発注時期を一覧にする	週1回
週次報告	今週の動きを社長向けに1枚にまとめる	毎週金曜
連絡文の下書き	問い合わせへの返事や社内のお知らせを下書きする	随時

アルル制作所では、これらを1つの「秘書スキル」にまとめて運用しています。最初は1つにまとめて始め、業務が増えたら分けていくと管理しやすくなります。

skillは会話から作れる

手順書づくりと聞くと手間がかかりそうですが、実際の流れは単純です。

1. 業務をCodexに説明する
   「毎朝、今日の予定と、期限が3日以内の案件と、未対応の問い合わせを確認して、1枚にまとめてほしい」のように伝える
2. 一度いっしょに実行する
   Codexが手順を組んで実行するので、ずれている所はその場で「こうしてほしい」と直す
3. 「いまのやり方をスキルにして」と頼む
   手順と注意点が SKILL.md にまとめて保存される。スキルづくりを手伝う専用のスキル（skill-creator）も用意されている
4. 次回からはひとことで呼び出す
   「朝の確認をして」だけで同じ手順が動く。名前を指定して確実に呼び出すこともできる

人がやることは、自社の仕事のやり方を言葉で伝えることだけです。

保存される手順書は、たとえば次のような内容です。秘書アルルさんのスキルを短く整えたものです。

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name: secretary-aruru
description: 秘書アルルさんとして、カレンダーの空き確認、会議・会議室・来客・社用車、
  タスク・案件、備品、問い合わせ、資料・議事録・連絡文の下書きを扱う。
  「全員の空きを探して」「会議室を押さえて」「タスクを追加して」など、
  社内の秘書業務を頼まれたときに使う。メール送信・実際の発注・予定の登録は行わない。
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# 秘書アルルさん

## 最初に確認すること
1. 依頼が「確認だけ」か、「記録・追加・更新」を含むかを区別する。
2. 日時・対象者・件名など、結果を変える情報が欠けていれば決めつけない。

## 守ること
- 確認・一覧はそのまま実行してよい。
- 追加・予約・更新は、利用者がその操作を頼んだときだけ行う。
- 資料・議事録・返信・連絡文は「下書き」として扱う。
- メールやLINEの送信、公開、支払い、実際の注文はしない。
- 会議を立てるときは、先に参加者全員の空きを確かめてから記録する。
- 実行結果を見て報告する。成功したと推測しない。

## 報告
最初に結果を一文で示し、そのあとに
「確認した情報の出どころ」「記録したこと」「下書き」「判断してほしいこと」を分けて並べる。

手順書の置き場所で共有範囲が決まる

置き場所	使える範囲	向いているもの
個人のパソコンのフォルダ（~/.codex/skills/）	本人がどの仕事をしていても使える	朝の確認や日報など個人の習慣
会社で共有するフォルダ（.agents/skills/）	そのフォルダを共有する全員が使える	会議・備品・案件など会社としての手順

決まった時刻に自動で動かす

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AI秘書の作り方2 担当者（agent）を決める

skillとagentの役割の違い

見るところ	skill（手順書）	agent（担当者）
社内でのたとえ	業務マニュアル	マニュアルを持った専任スタッフ
書く内容	手順・守ること・使う道具	役割・受け取るもの・進め方・できないこと
動き方	いま話しているCodexが読んで実行する	Codexが別の担当として立ち上げ、結果だけを受け取る
向いている仕事	決まった手順の作業	複数の作業の組み合わせや並行して進めたい仕事
秘書アルルさんの場合	秘書スキル（何をどう扱うか）	秘書agent（依頼を分け、順に片づけて報告する担当者）

agentの設定は職務記述書

Codexでは、agentを設定ファイルで定義できます。会社のフォルダに .codex/agents/ を作り、担当者1人につき1ファイルを置きます。秘書アルルさんの場合は、たとえば次のような内容です。

# .codex/agents/secretary-aruru.toml
name = "secretary-aruru"
description = """
秘書アルルさんとして、予定と共通の空き時間、会議・会議室・来客・社用車、
タスク・案件、備品、問い合わせ、資料・議事録・連絡文を横断して処理する。
「会議を段取りして」「期限が近い案件を整理して担当者にタスクを入れて」など、
複数の社内事務を一つの依頼として任されたときに使う。
送信・公開・支払い・実際の注文は行わない。
"""
developer_instructions = """
あなたは社内の秘書業務をまとめる「秘書アルルさん」だ。
最初に秘書スキル（secretary-aruru）を全文読み、その約束と手順に従う。

進め方:
1. 依頼を「確認」「判断」「記録・作成」に分け、順番を決める。
2. 確認だけならそのまま実行する。追加・予約・更新は、頼まれた範囲だけ行う。
3. 実行結果を見て次へ進む。成功したと推測して先へ進まない。
4. 日時や相手が一つに決まらないときは、勝手に補わず、選べる候補を返す。
5. 最後に「終わったこと」「下書き」「判断してほしいこと」を分けて報告する。

やらないこと:
- カレンダーは空き状況の確認だけ。予定の登録・変更・削除はしない。
- メール・LINEの送信、公開、支払い、実際の注文はしない。
- データの初期化や一括削除はしない。
"""

権限は役職と同じように決める

仕事の種類	任せ方	例
確認	頼まれなくても実行してよい	空き時間・案件の期限・在庫を見る
記録	頼まれた範囲だけ実行する	会議・社用車・来客の予約、タスクの追加
下書き	作ってよいが必ず人が確認する	議題・議事録・返信・お知らせ・報告書
禁止	頼まれても行わない	メール・LINEの送信、公開、支払い、実際の注文、データの一括削除

採用の依頼もCodexに任せる

【Codexへの依頼文の例】

うちの会社で、社内事務を任せる秘書を雇いたいです。
仕事は、会議の段取り、社用車と来客の予約、備品の発注時期の確認、
期限が近い案件の整理、問い合わせの一覧化、連絡文の下書きです。
メールの送信、支払い、実際の注文は絶対にさせないでください。
秘書の手順書（skill）と、秘書の担当者（agent）を作ってください。
作る前に、わからないことがあれば私に質問してください。

自社でこの依頼文を作るときは、どの業務を任せ、どこから先を人が行うかの線引きがいちばん悩ましいところです。アルル制作所のAI家庭教師では、1回2時間で御社の業務に当てはめながら、この線引きと最初の手順書づくりを一緒に進められます。

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AI秘書を戦力に育てる管理のコツ

部下の育成が上手な人ほどAIも使いこなす

• 言語化する力：「うまくやっておいて」ではなく、何を・いつまでに・どこまでを伝える

• 線引きする力：任せてよい範囲と相談してほしい範囲を決める

• 振り返る力：失敗したときに相手を責めず、やり方そのものを直す

報告の形式を決めて虚偽の完了を防ぐ

AI秘書でいちばん困るのは、「完了しました」という報告なのに途中で失敗していた、というケースです。秘書アルルさんでは、報告の形式を決めてこれを防いでいます。

1. 結果を最初の一文で伝える
   「会議を火曜14時に記録しました」
2. 情報の出どころを示す
   「空き時間はカレンダー、会議室は予約台帳で確認しました」
3. 実行したことと下書きを分ける
   「記録：会議1件
   ／下書き：議題」
4. 判断が必要なことを最後に置く
   「水曜にも候補があります。変更しますか？」

ミスは手順書に書き足して再発を防ぐ

「来週」は、次の月曜日から金曜日までを指す。土日をまたぐ依頼は、候補を示して聞き返す。

秘書から小さなAIの事務部へ

担当者	任せていること	しないこと
秘書アルルさん	会議・予約・備品・案件・問い合わせの段取り	送信・支払い・実際の注文
経理アルルさん	売上・入金・未入金の確認と請求書の下書き	支払い・送付・税務の判断
営業アルルさん	問い合わせと商談の整理、提案とフォローの下書き	送信・契約・価格の確定
採用アルルさん	求人票・選考基準・面接質問の下書き	採否の決定・候補者への連絡

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AI秘書を始める3ステップ

ステップ1 Codexを使える環境を整える

1. ChatGPTの有料プランを契約する
   Codexは有料プランで利用できます。使える範囲はプランで異なるため、公式の案内で確認してください。
2. Codexのアプリを導入する
   Codexのアプリ（またはパソコン用の画面、VS Codeの拡張機能）を入れ、ChatGPTのアカウントでログインする
3. 専用のフォルダを用意する
   AI秘書用のフォルダを1つ作り、Codexでそのフォルダを開く

ステップ2 まずは会話で1つの業務を頼む

最初はスキルもagentも作らず、普段の業務を1つだけ頼んでみます。

この「備品の一覧」を見て、残りが少なくて、そろそろ発注したほうがいいものを教えてください。

ステップ3 うまくいった手順をskillとして残す

結果に納得できたら、そのやり方を手順書として保存するよう頼みます。

いまのやり方をスキルにしてください。
発注の記録は作ってよいですが、実際の注文はしないでください。

導入から2か月の育成スケジュール

時期	取り組み	秘書の段階
1〜3日目	会話で業務を頼み、ずれはその場で直す	聞き返しの多い新人
4〜7日目	うまくいった業務を1つずつスキルにし、AGENTS.mdに社内ルールを書く	手順書を持った新人
2週目	スキルが3〜4つたまったら秘書のagentを作り、禁止事項を決める	持ち場が決まった秘書
3〜4週目	朝のブリーフィングを定時で動かし、ミスは手順書に書き足す	朝の業務を任せられる秘書
2か月目以降	経理や営業など担当を増やし、窓口役を置く	小さな「AIの事務部」

1年後に生まれる会社ごとの差

場面	AI秘書に任せている会社	質問にとどまる会社
朝の始まり	出社時に今日の予定・期限・未返信が1枚で届く	メール・チャット・カレンダーを順に確認する
会議の設定	ひとことで空き確認・会議室・議題まで終わる	予定の照合と予約に毎回15分かかる
期限の管理	期限の近い案件が担当者のタスクとして入る	気づいた人が声をかける
社内の手順	手順書として残り誰でも同じように使える	担当者の頭の中にだけある
新人の受け入れ	秘書の手順書がそのまま新人マニュアルになる	毎回口頭で教え直す
経営者の時間	判断と人との対話に使える	事務の確認に取られる

人の秘書とAI秘書の役割分担

AI秘書は人の秘書を置き換えるものではなく、得意分野の異なる同僚と考えると導入しやすくなります。

見るところ	人の秘書	AI秘書
得意なこと	気配り・関係づくり・その場の判断	確認・記録・下書き・決まった段取りのくり返し
対応できる時間	勤務時間内	定時実行を含め決めた時間にいつでも
同時にこなせる仕事	基本は1つずつ	担当者（agent）ごとに並行して進められる
引き継ぎ	口頭と資料で時間をかけて	手順書をそのまま共有
最終判断・送信・支払い	任せられる	任せない（必ず人が行う）

確認・記録・下書きをAI秘書に回せば、人の秘書はお客様への気配りや社内調整といった人にしかできない仕事に時間を使えます。実際には、人の秘書がAI秘書を使いこなす形がもっともうまく回ります。

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まとめ

Codexのagentとskillを使ったAI秘書の作り方を紹介しました。要点は次の通りです。

✔️ Codexは開発者だけの道具ではない
業務のやり方を日本語で渡せば、秘書として動く

✔️ ChatGPTは相談、Codexは委任
依頼と確認のあいだの作業が、頼んだ人の手元から消える

✔️ skillは業務マニュアル
一度うまくいった業務を「スキルにして」と頼むだけで作れる

✔️ agentは担当者の職務記述書
名前・呼ぶ場面・働き方を決めると、秘書が一人加わる

✔️ AGENTS.mdは就業規則
どの担当者にも守ってほしい社内ルールをまとめる

最初の一歩は、普段の業務を1つ選んで言葉にしてみることです。どの業務から任せるか迷うときは、AI家庭教師で御社の段取りを一緒に棚卸しするところから始められます。

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よくある質問

Q. AI秘書は何ができますか

A. 会議の段取り、社用車や来客の予約、備品の発注時期の確認、期限が近い案件の整理、問い合わせの一覧化、連絡文の下書きなどです。
一方で、メールの送信・支払い・実際の注文は行わせないのが基本です。

Q. プログラミングができる社員がいなくても導入できますか

A. 秘書として使う範囲なら、プログラミングの知識は不要です。スキルやagentの設定ファイルも、日本語で頼めばCodexが作ります。
中身は「やること」と「やらないこと」を書いた日本語なので、内容を読んで確認することもできます。

Q. ChatGPTの画面で頼む場合と何が違いますか

A. 大きな違いは、会社のフォルダにある書類や台帳を読み、記録し、下書きを保存するところまで実際に作業する点です。社内ルール（AGENTS.md）と手順書（skill）を毎回読んでから動くため、会話のたびに前提を説明し直す必要もありません。

Q. skillとagentはどちらを先に作ればよいですか

A. 先にskillを作ります。まず1つの業務をうまく回せるようにして、それを手順書にします。
手順書が3〜4つたまり、まとめて任せたくなった段階で、それらを使う担当者としてagentを作ります。

Q. 勝手にメールを送ったり発注したりしませんか

A. 手順書とagentの両方に「送信・支払い・注文はしない」と書いておきます。加えて、Codexには書き込めるフォルダやネット接続を制限する設定があります。
ルールと仕組みの両方で制限するのが基本です。導入直後は、秘書の報告を必ず人が確認してください。

Q. 社内の情報をCodexに渡しても安全ですか

A. 業務で使う場合は、会社向けのプラン（ChatGPT Business など）を選び、データの扱いについてOpenAIの公式の案内を確認してください。あわせて、お客様の個人情報やパスワードはCodexで開くフォルダに入れず別の場所に置く、といった社内ルールをAGENTS.mdに書いておくと安心です。

Q. 自社で作れるか不安です。支援してもらえますか

A. アルル制作所では、社内で動かしている秘書アルルさんを実際にお見せしながら、御社の業務に合わせたskillとagentづくりをお手伝いしています。どの業務から任せればよいか分からない段階からご相談いただけます。